Утсаар зөв цэгцтэй ярих чадвар нь албан бичиг илгээх, ажил хэргийн хэлэлцээ хйихийн нэгэн адил чухал юм. Компани, байгууллагын дарга, захирлын нарийн бичгийн дарга юм уу, ажилтантай утсаар хийсэн ярианы байдлаар тухайн компани, байгууллагын тухай анхны сэтгэгдэл төрнө.

Найрсаг нөхөрсөг хандаж байгаа эсэх, тус дэм үзүүлэх хүсэл эрмэлзэлтэй байгаа эсэх нь хэрхэн ярьж байгаагаар ойлгогдоно. Анхны таатай бус хариулт нь дахин утасдах хүслийг төрүүлэхгүй байж болзошгүй.

Гадаад орны пүүсүүд ажилтнуудаас ажил хэргийн харилцааны бүх шаардлагыг түүний утсаар зөв боловсон ярих чадварыг эзэмших хатуу шаардлагыг тавьж, тийм чадвар олгох сургалтанд тодорхой хэмжээний хөрөнгийг зарцуулдаг байна. Утсаар ярихдаа:

• Харилцуур аваад ярьж байгаа хүнтэй нөхөрсөг байдлаар мэндчилнэ. Хэрхэн нөхөрсөг мэндчилж байгаагаар ярилцах тааламжтай уур амьсгал бүрдэнэ.
• Утсаар ярихдаа хоолойны өнгө, дуудлага, чанга зөөлөн ярьж байгаа эсэхдээ анхаарах хэрэгтэй. Мөн үгнийхээ сонголтонд анхаарч, бүдүүлэг үг хэллэг хэрэглэж болохгүй.
• Утсаар ярьж байхдаа цай оочих, юм идэж болохгүй. Хэрвээ та ярианы үед санамсаргүй найтаачихвал даруй уучлал хүсэх нь зохилтой.
• Утсаар ярихдаа “Би танд юугаар тус хүргэж чадах вэ? Та хэнтэй ярих вэ?” гэх зэрэг эелдэг үг хэллэг хэрэглэнэ.
• Утас хоёр удаа дуугарсны дараа харилцуурыг авна. Энэ бол ярих сонирхол байгаа эсэхийн том үзүүлэлт болно.
• Ажлын цагаар амин хувийн асуудлаар хүнд утасдахдаа уучлал хүсээд ярих цаг завтай эсэхийг урьдчилан асууж лавлана.
• Яриа үргэлжлүүлэхэд тавьдаг бас нэг шаардлага бол ярих хүнийг дуудуулан ирүүлэх хооронд утасдаж байгаа хүнээс хэсэг хугацаанд хүлээх цаг завтайг тодруулах хэрэгтэй.
• Ярих хүн нь байхгүй байгаа бол өмнөөс нь уучлал гуйж хэзээ байх цагийг нь тодорхой хэлнэ.
• Таныг утсаар ярьж байхад хоёр дахь утас дуугарвал ярилцаж байгаа хүнээсээ уучлал хүсээд харилцуурыг авч өөр хүнтэй мөн утсаар ярьж байгаадаа хүлцэл өчиж, эхний яриа дуустал хүлээх эсвээх хэсэг хугацааны дараа ярих эсэхийг нь лавлан тохиролцоно.
• Хэрвээ яриа чинь сунжирч байвал нөгөө хүнээсээ яриагаа үргэлжлүүлэх хүсэлтэй байгаа эсэхийг тодруулан лавлавал зүгээр.
• Утасдсан хүн чинь байхгүй бол хэн утасдсан, ямар утсаар хэдийд ярихыг дамжуулан хэлэхийг хүснэ.
• Цаг товлож ярилцахаар тохирсон хүнтэйгээ ямар нэгэн шалтгаанаар ярих бололцоогүй бол нэг өдрийн өмнө юм уу, өглөө утасдан уучлал хүсэж дараа утсаар ярилцах хугацааг тохирно.
• Ажил хэрэгч хүмүүс утсаар хэзээ ч удтал ярихгүй гэдгийг ямагт санаж явах хэрэгтэй.
• Уурлаж сандарсан үедээ утсаар ярих нь зохимжгүй.
• Айл болон албан байгууллагад ороод утсаар ярих хэрэг гарвал маш товчхон ярина.
• Гар утасны төлбөр өндөр байдаг тул хүний гар гар утсаар ярихаас аль болох зайлсхийх нь зүйтэй.
• Хурал зөвлөгөөнд суух, концерт, жүжиг үзэж байхдаа гар утсаа унтраах юмуу дууг нь хаана.
• Дуудлага ирэхэд нөгөө хүнийхээ нэгжийг хэмнэхийн тулд товч, оновчтой хариулж ажил хэрэгч хандах хэрэгтэй.
• Компьютер, фейсбүүк, твиттер, э-мэйл хаяг, хөнгөлөлтийн картныхаа нууц дугаарыг хэн нэгэнд хэлж харуулах хийж болохгүй. Хүн компьютер, фейсбүүк, твиттер, э-мэйл хаяг, хөнгөлөлтийн картныхаа нууц дугаарыг хийж байхад харж болохгүй, хажуу тийш харна.